Ведение кадрового учета
  1. Skip to Menu
  2. Skip to Content
  3. Skip to Footer>

Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета является обязанностью любой организации вне зависимости от ее размера и применяемой системы налогообложения. Правильность ведения и оформления учетных документов контролируется инспекциями по труду, а также частично налоговыми органами и внебюджетными фондами (ПФ, ФСС, ФОМС)

Существуют обязательные документы в рамках кадрового учета и необязательные.

Обязательные общие документы:
1.Штатное расписание
2.Правила внутреннего трудового распорядка
3.График отпусков
4.Положение о защите персональных данных
5.Положение об оплате труда и премировании
6.Журнал учета кадровых приказов
7.Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Обязательные индивидуальные документы кадрового учета:
1.Заявление на прием
2.Приказ о приеме на работу
3.Трудовой договор
4.Личная карточка Т-2
5.Заявление на предоставление вычетов
6.Трудовая книжка

Документы, расчеты бухгалтерского учета:
1.Табель учета рабочего времени
2.Расчетная ведомость
3.Расчетные листки
4.Платежная ведомость (расходные кассовые ордера на выплату заработной платы)
5.Расчет НДФЛ (применение стандартных вычетов)
6.Расчет налогов и страховых взносов с фонда оплаты труда
7.Расчет больничных листков и пособий (по беременности и родам, по уходу за ребенком и пр.)
8.Расчет отпусков и компенсаций при увольнении

Документы по командировкам
1.Приказ о командировке
2.Командировочное удостоверение
3.Служебное задание

От правильности составления бухгалтерских документов зависит правомерность включения в расходы затрат на оплату труда и налогов.

Алгоритм действий при приеме на работу (по трудовому договору)

1. Физическое лицо пишет заявление и приеме на работу в произвольной форме на имя руководителя организации (например: …прошу Вас принять меня на работу на должность «Менеджера по продажам» с 01 июня 2010г…). Руководитель ставит свою визу на заявлении с указанием (подразделения), оклада или иного способа оплаты труда;
2. Сотрудник знакомится под роспись с локальными нормативными актами (соглашением о неразглашении коммерческой тайны, правилами внутреннего распорядка, положением об оплате труда, должностными инструкциями и другими документами, принятыми в организации);
3. На основании заявления формируется приказ о приеме на работу. Работник знакомится с ним под роспись;
4. В трехдневный срок с физическим лицом заключается трудовой договор в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами. Один экземпляр остается у работодателя, второй – у работника;
5. Заполняется личная карточка Т-2 также в течении трех дней, сотрудник подписывает разделы I и II;
6. Делается запись о приеме в трудовую книжку;
7. Вносится запись в Книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ней

ЗАМЕЧАНИЕ. При оформлении на работу сотрудник пишет также заявление на предоставление ему стандартных налоговых вычетов с приложением соответствующих документов (справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы, копий свидетельств о рождении детей и прочие документы).

Алгоритм действий при увольнении по инициативе работника (по трудовому договору)

1. Сотрудник пишет заявление, подписывает у непосредственного руководителя, затем у директора;
2. Формируется приказ об увольнении и подписывается руководителем. Затем знакомим сотрудника под роспись с содержанием приказа;
3. Заполняется личная карточка Т-2 (раздел увольнение), подписываем этот раздел сотрудником;
4. В трудовую книжку вносится запись об увольнении, руководитель ставит подпись. Знакомим сотрудника с произведенной записью в трудовой книжке под роспись;
5. Заполняется книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Сотрудник ставит подпись в ней о получении трудовой книжки на руки. После этого трудовая книжка выдается сотруднику;
6. При увольнении сотруднику выдается также справка по форме 2-НДФЛ, выплачивается заработная плата и компенсация за неиспользованный отпуск в день увольнения.

Предлагаем Вам услуги по ведению кадрового учета, а также по его аудиту и восстановлению

Проверка кадрового учета включает проверку наличия и правильности оформления документов, аудит трудовых договоров, проверку соблюдения МРОТ, установленных по России в целом и по отдельным регионам, проверку правильности расчета заработной платы и налогов с нее.